Según un estudio, los directores financieros de las corporaciones estiman que el coste anual de gestión tradicional de los documentos oscila entre el 5 % y el 15 % de la cifra de negocio. Señala también que no todos los beneficios de implantar un sistema de Gestión Documental son directamente económicos, ya que algunos se traducen en mejoras de la productividad empresarial o al hecho de que aquellas personas que antes se dedicaban a la gestión de los documentos de forma manual, ahora pueden realizar tareas de mayor valor añadido.

Un documento es todo soporte físico o electrónico que contenga información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.

La información que manejan las empresas aumenta diariamente (pedidos, albaranes, facturas, expedientes, proyectos, catálogos, normas y procedimientos, etc.).
Es común a todas las empresas, sin importar su tamaño, la problemática de gestionar su documentación.
La gestión documental es la manipulación eficiente de todo ese volumen de contenidos en formato electrónico, con el objetivo de reducir costes, espacio y obtener acceso inmediato a toda la información.

• La gestión eficiente de un archivo digital centralizado para toda la organización.
• El soporte universal a todos los formatos de fichero.
• La entrada automática de documentos que llegan vía fax o e-mail.
• Las técnicas de autoarchivado que evitan tiempos de clasificación innecesarios.
• La integración con el resto de sistemas de información de la empresa (ERP, CRM, página Web, etc.).
• Los flujos de trabajo que garantizan la correcta gestión de cada documento y potencian el trabajo en equipo.
• El control de versiones automático que permite la recuperación de documentos.
• La aplicación de la política de seguridad corporativa a los documentos y no sólo a los datos.